Etika Seorang Sekretaris yang Profesional
Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat
internasional dibutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya
manusia bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai
suatu Etika. Etika tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk
menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat dalam lingkungan
tersebut tanpa melanggar adat istiadat. Dari sekian banyak profesi yang
berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi sebagai
sekretaris karena sekretaris merupakan �pengelola� sumber daya
perusahaan terpenting yakni pemimpin perusahaan dan manajer. Sekretaris
berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia,
sedangkan arti sekretaris yang sebenarnya adalah yang diberi kepercayaan
untuk menjada rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau
perusahaan. Selain itu, sekretaris juga dapat diartikan sebagai
seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan,
sehingga sekretaris disebut sebagai pembantu pimpinan.
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya.
Oleh karena itu, seorang sekretaris haruslah berprilaku sesuai dengan
norma dan etika sebagai seorang sekretaris. Selain itu, penampilan
untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik dan dapat menampilkan diri
secara terampil perlu memperhatikan beberapa hal dibawah ini :
1.Kondisi fisik, Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas.
2.Perawatan tubuh, Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
b. Perawatan wajah atau muka
c. Perawatan tangan dan kaki
dengan melakukan perawatan tersebut, akan menjadi diri kita lebih
percaya diri dalam menghadapi client atasan kita, sehingga nampak
sempurna di hadapan client tersebut. Selain keindahan fisik yang
dinilai dari seorang sekretaris, perilaku atau etika seorang sekretaris
adalah titik ukur yang selanjutnya. Etika sekretari adlah hakikat
kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang sekretari. Etika tersebut
meliputi hal � hal seperti, kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan
dedikasi.
Untuk lebih jelasnya, berikut akan dijabarkan beberapa etika sekretari, yaitu :
1.Cara berbusana
2.Cara berbicara
Dalam etika berbicara, seorang sekretari harus mampu menjaga ucapannya
agar tidak menyinggung orang lain. Dipastikan seorang sekretari hanya
mengucapkan hal-hal penting ruang lingkup pembahasan, tidak keluar jalur
misalkan, memperbincangkan masalah pribadi, bergosip, bahkan
memuji-muji diri sendiri.hal utama dari seorang sekretari adalah jangan
pernah memotong saat client sedang berbicara, usahakan menjadi
pendengar yang baik.di saat client selesai berbicara,barulah kita
menanggapi ucapan client tersebut.
3.Cara mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat.
4.Cara duduk
Atur posisi badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal dan bosan.
Khusus bagi wanita menjaga agar kedua lutut tetap berdekatan.
5.Cara berjalan
Dalam hal berjalan, seorang sekretari mampu menjaga keseimbangan badan,
usahakan jalan tidak dibuat-buat dan tunjukan ekspresi tanda percaya
diri. Jika sedang berjalan disebuah eskalator waktu naik, pria terlebih
dahulu berjalan baru disusul oleh wanita,sedangkan pada saat turun
wanita terlebih dahulu kemudian barulah disusul pria.
6.Cara Makan dan Minum
Ada beberapa kaidah dalam makan sebagai seorang sekretari, misalnya
Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi, pilih dan ambil
makanan sesuai dengan kebutuhan. Hindarkan perilaku seperti orang
kelaparan atau berpura-pura kenyang. Selain itu,ada beberapa kaidah
dalam minu misalkan, teguk air sedikit, jangan terburu-buru, dan
usahakan jangan sampai tumpah.
Kita dapat dikatakan sebagai seorang sekretari yang profesional jika telah berhasil melakukan beberapa hal beikut :
1.Mampu Menampilkan Citra Perusahaan citra perusahaan adalah hal yang
harus dijunjung tinggi. Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan,
maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.
2.Bersikap Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik
dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada
atasan, tapi juga harus baik kepada relasidan kawan sekantor.
3.Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung
jawab dengan baik. Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang
menjadikan salah tafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif
sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu
dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.
4.Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu
mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga
rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.
5.Memahami Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus
dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.
6.Menguasai Teknoiogi dan bahasa asing Sekretaris bukan hanya harus
pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi,
misalnya teknologi informasi dan mampu berbahasa asing ini menjadi
nilai tambah yang harus dimiliki seorang sekretari.
7.Mempelajari Karakter Atasan Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.Mempunyai Etika yang Baik Seorang sekretaris juga harus memiliki
etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena
itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9.Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk
menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan.
Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada
saat meeting.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar