MAKALAH PERANAN SEKRETARIS PROFESIONAL SEBAGAI PUBLIC RELATION

MAKALAH

PERANAN SEKRETARIS PROFESIONAL

SEBAGAI PUBLIC RELATIONS

Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia

Pembina: Setyawan Pujiono, M.Pd

Oleh

Nita Arum Sari (14811134024)

PROGRAM STUDY ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROGRAM DIPLOMA

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TAHUN 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

       Dalam perkembangan global seperti sekarang ini, keberadaan seorang sekretaris mempunyai peran penting dalam menjalankan kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat pimpinan diarahkan untuk mampu bertindak sebagai public relations. Public relations sering disebut juga dengan hubungan masyarakat, memuat proses komunikasi dua arah yang sering terjadi pada perusahaan sebagai organisasi, baik komunikasi dua arah yang sering terjadi pada perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktifitas kerjanya.

       Peran seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan ,sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpianan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, dan sebagai humas, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris professional.

       Pada umumnya sekretaris memiliki peran penting dalam suatu organisasi yang sering bertindak sebagai public relations. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga nama baik perusahaan. Dalam hal ini peran sekretaris sebagai public relations agar dapat mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dalam upaya untuk menjalankan tugas-tugas sebagai seorang sekretaris yang professional.

       Sekretaris juga berperan sebagai penyampai informasi pimpinan kepada publik dan pihak berkaitan langsung untuk bertindak sebagai public relations. Terdapat beberapa hal yang menyebabkan sekretaris layak untuk berfungsi sebagai public relations , yaitu kesempatan untuk berhubungan secara cepat dan langsung kepada pimpiana tanpa melalui oaring lain. Sebagai public relations dalam menjalankan tugas organisasi sekretaris harus mengutamakan kepentingan publik demi memperoleh hubungan dan kerjasama yang baik dengan publik.

B.     Rumusan Masalah

       Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka dapat dirumuskan sebagai berikut:

1.      Apa yang dimaksud dengan sekretaris profesional?

2.      Bagaimana menjadi sekretaris profesional ?

3.      Bagaimana peranan sekretaris profesional sebagai public relations?

C.    Tujuan Pembahasan

       Adapun penulisan yang akan dicapai dalam pembahsan ini adalah sebagai berikut:

1.      Agar mahasiswa mengetahui pengertian sekretaris profesional.

2.      Mengetahui hal-hal yang berkaitan untuk menjadi sekretaris profesional.

3.       Mengetahui peranan sekretaris profesional sebagai public relations.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sekretaris Profesional

       Pengertian sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum(bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. Secara umum arti sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.

       Menurut Dann M Braum dan Ramon C, dalam Hand Book for Government Secretary Steno-grapher (lewat Rosidah, 2005:12) bahwa secretary is assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointment, and perfoms many order related duties that in crease the effectiveness of the chief. Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka mengingatkan efektivitas kerja pimpinan.

       Definisi lain, menurut A.S. Hornby (lewat Hendarto dan Tulushatyono, 2003:4)  bahwa secretary is an employee in an office,who deals correspondence keep recor, make arrangements and appointment for a particular member of the staff.

       Menurut David H. maister (lewat Hendarto dan Tulushatyono, 2003:5) istilah profesional mengisyaratkan suatu kebanggaan pada pekerjaan, komitmen pada kualitas, dedikasi pada kepentingan klien dan keinginan tulus untuk membantu.

       Melihat dari deskripsi di atas, dapat disimpulkan sekretaris profesional adalah seorang yang mampu bekerja untuk membantu pimpinan dengan menjalankan segala pekerjaan secara maksimal dan menguasai segala bidangnya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

B.     Menjadi Sekretaris Profesional

       Keberadaan sekretaris sangat penting dalam perusahaan karena tanpa adanya sekretaris, pimpinan akan sulit terhadap pekerjaannya sehingga harus ada sekretaris yang mengurusi keperluan kecil pemimpin. Guna mengurus pekerjaan dengan baik tentunya seorang sekretaris harus profesional. Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang mampu melaksanakan tugasnya dengan maksimal.

ciri-ciri sekretaris profesional adalah sebagai berikut:

1. Mampu bergaul dengan baik. Seorang sekretaris dalam pekerjaannya selalu berhubungan dengan publik, baik dalam masyarakat intern organisasi, maupun ekstern organisasi. Dalam hubungan intern organisasi meliputi hubungan dengan bawahan, rekan, maupun atasan. Sementara itu, hubungan ekstern kantor meliputi hubungan organisasi dengan lingkungan, hubungan kantor dengan organisasi lain.

2. Berkepribadian yang baik. Sebagai seorang sekretaris diharapkan mampu tampil, bertutur kata, dan bersikap menyenangkan terhadap atasan, bawahan rekan, maupun seluruh orang disekitarnya.

3. Penampilan yang memesona. Penampilan yang memesona adalah penampilan yang enak dipandang mata dan enak dalam berbicara. Hal pertama yang akan dilihat oleh publik adalah cara berpenampilan orang tersebut.

4. Sehat, sehat merupakan ukuran kondisi seseorang untuk melakukan tugas dan pekerjaannya secara maksimal agar diperoleh hasil yang baik.

5. Memiliki disiplin diri, dengan disiplin diri maka tenaga, pikiran dan waktu menjadi efisien. Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang mampu mendisiplinkan dirinya dan disiplin pada pekerjaannya.

6. Sekretaris profesional dituntut untuk mampu memanfaatkan wawasan serta menggunakan pikirannya sehingga tugas-tugas yang rumit dapat terselesaikan dengan baik. Upaya-upaya memperluas wawasan antara lain melalui membaca, pengalaman, dan mendengarkan dari orang lain. Oleh karena itu jika ingin menjadi sekretaris harus mempunyai sifat-sifat atau cirri-ciri tersebut.

C.    Peranan Sekretaris sebagai Public Relations

Keterkaitan hubungan antaran publik dan organisasi selalu menjadi pusat perhatian. Hal utamanya setiap orang harus menyadari betapa pentingnya hubungan dengan publik termasuk profesi sekretaris. Dalam melakukan hubungan dengan publik, sekretaris akan menjalankan peranannya sebagai public relations. Public relations meupakan aktivitas mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Public relations sering disebut sebagai hubungan masyarakat.

Menurut Cutlip Center dan Glen M. Broom (lewat Onong, 1993:116) menyebutkan bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.

 Ada beberapa lima pokok tugas public relations diantaranya:

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi, tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan.

3. Memperbaiki Citra Organisasi Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipecayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu tebuka untuk dikontrol, dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.

4. Tanggung jawab sosial PR merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.

5. Komunikasi PR mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya.  Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

            Sekretaris profesional memegang peranan penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan tujuan organisasi. Peranan seorang sekretaris, juga tentunya berbeda  sesuai dengan jabatan sekretaris masing-masing. Salah satu peran sekretaris yang penting yaitu public relations. Public relations memuat proses komunikasi dua arah yang sering tejadi pada perusahaan sebagai organisasi, baik komunikasi secara internal maupun eksternal.

            Sekretaris profesional bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan juga dengan clien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Sekretaris sebagai penghubung antara organisasi dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Dalam peranannya sebagai public relations, sekretaris profesional harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Tentunya sekretaris harus menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang saat itu terjadi.

            Dalam hubungan dengan public relations, peranan sekretaris sebagai public relations berdasarkan sasaran kegiatannya yaitu:

1.      Internal Publik

Internal public adalah sekelompok individu yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan dan diikat oleh satu perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Publik yang dimaksud adalah public yang berada di dalam organisasi atau perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan.

      Peranan sekretaris terhadap internal public yaitu

·         Peranan sekretaris terhadap pemegang saham

Sekretaris memberikan informasi mengenai perkembangan organisasi. Mengadakan serta mengatur pertemuan dengan organisasi lain. Menjaga hubungan baik melalui komunikasi.

·         Peran sekretaris terhadap karyawan

a. Sebagai mediator antara karyawan dengan pimpinan dan pegawai bawahan. Dalam pengertian sekretaris harus siap dimintai bantuan dalam setiap waktu.

b. Sebagai sumber informasi mengenai segala kegiatan yang

berhubungan dengan tugas pimpinan. Dalam hal ini, sekretaris harus mengerti semua jadwal pimpinan,

c. Membantu memfasilitasi karyawan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Contohnya, ketika karyawan ingin bertemu dengan pimpinan untuk membicarakan suatu permasalahan, sekretaris yang akan membuatkan jadwal pertemuan antara karyawan dengan pimpinan.

·         peranan terhadapn atasan . Sekretaris harus bersikap sopan dan baik kepada atasan.

·         Peran sekretaris terhadap bawahan penentu atas kebijakan pimpinan, karena sering kali pimpinan mendelegasikan tugas dan keputusannya kepada sekretarisnya.

2.      Eksternal public

Eksternal public adalah sekelompok yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan. Contohnya : pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas dll.

Peranan sekretaris terhadap eksternal public yaitu:

1. Sekretaris berperan sebagai pusat informasi terhadap semua publik.

Sekretaris adalah orang terdekat dengan pimpinan dalam sebuah

organisasi, untuk itu sekretaris harus menguasai semua informasi

organisasi yang diperlukan oleh publik

2. Menjadi fasilitator antara publik dengan organisasi. Peran sekretaris

disini yaitu menjadi fasilitator atau mediator untuk membantu manajemen dalam hal memenuhi keinginan dan harapan publik.

Sehingga akan tercipta goodwill (kerjasama yang baik) dan

saling pengertian antara kedua belah pihak.

3. Selalu menjaga citra organisasi di depan publik. Segala perilaku

sekretaris dalam menjalankan peranannya sebagai public relations

selalu dinilai oleh publik. Oleh sebab itu, sekretaris dalam meenjalankan peranannya sebagai public relations

harus selalu berhati-hati dalam bertindak,

4. Menjalin kerjasama yang baik terhadap publik. Dalam suatu organisasi

akan selalu ada hubungan kerjasama dengan pihak lain, untuk itu

sekretaris harus mampu menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai

pihak tanpa membeda-bedakan pihak lain

5. Memelihara komunikasi yang baik dengan publik. Hubungan terhadap

publik akan selalu berjalan dengan baik jika terjadi komunikasi yang

baik yang selalu dijaga. Sekretaris harus menjaga komunikasi yang

baik secara terus-menerus dengan publik agar tidak terputus

6. Mendengarkan segala pendapat publik.

7. Memberikan pelayanan terhadap publik semaksimal mungkin. Seorang sekretaris dalam menghadapi publik eksternal organisasi, harus memberikan pelayanan semaksimal dan sebaik mungkin dengan tujuan membuat publik merasa puas dengan pelayanan yang diberikan

Sekretaris

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A.    Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan di dalam pembahasan dapat diambil kesimpulan sekretaris profesional adalah sekretaris yang mampu menjalankan pekerjaannya dengan berdasarkan semua kemampuan, keterampilan dan pengetahuan serta wawasan yang dimilikinya, memiliki kepribadian baik dan disiplin diri yang bagus. Guna pencapaian pulbic relation seorang sekretaris harus bisa berkomunikasi dengan siapa saja. Peranan sekretaris profesional sebagai public relations berdasarkan sasaran kegiatannya dibagi menjadi dua yaitu internal public dan eksternal public.

B.     Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dapat disampaikan beberapa saran, antara lain:

1. sebaiknya sekretaris menambah pengalaman kerjanya dengan hal-hal positif dimanapun ia berada. Misalnya sekretaris dalam kehidupan kesehariannya di luar tugas organisasi, hendaknya menghadiri acara seminar atau pameran. Hal tersebut dapat menambah wawasan sekretaris agar dapat bersikap lebih profesional. Selain itu, sekretaris harus terus mengembangkan kepribadian dan meningkatkan kualitas dirinya.

2. Dalam menjalankan peranannya sebagai public relations, sekretaris berhubungan dengan publik, baik intern maupun ekstern.

DAFTAR PUSTAKA

Greener,Tony. 2002. Kiat Sukses Public Relations dan Pembentukan Citranya. Jakarta: Bumi Aksara.

Hendarto, M.G Hartiti dan F.X Tulusharyono. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta Pusat: PPM.

Onong, Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju.

Rosidah dan Ambar Teguh S. 2005. Sekretaris Profesional & Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.