MAKALAH
PERANAN SEKRETARIS PROFESIONAL
SEBAGAI PUBLIC RELATIONS
Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia
Pembina: Setyawan
Pujiono, M.Pd
Oleh
Nita Arum Sari (14811134024)
PROGRAM STUDY ADMINISTRASI
PERKANTORAN
PROGRAM DIPLOMA
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TAHUN 2015
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Dalam
perkembangan global seperti sekarang ini, keberadaan seorang sekretaris
mempunyai peran penting dalam menjalankan kegiatan operasional dalam suatu
organisasi. Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat
pimpinan diarahkan untuk mampu bertindak sebagai public relations. Public
relations sering disebut juga dengan hubungan masyarakat, memuat proses
komunikasi dua arah yang sering terjadi pada perusahaan sebagai organisasi,
baik komunikasi dua arah yang sering terjadi pada perusahaan, terutama mengenai
hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktifitas kerjanya.
Peran seorang sekretaris adalah sebagai
assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan
,sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpianan dengan pihak luar,
perawat atau pelindung bagi pimpinan, dan sebagai humas, jadi sangat diperlukan
seorang sekretaris professional.
Pada umumnya sekretaris memiliki peran
penting dalam suatu organisasi yang sering bertindak sebagai public relations.
Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga nama baik perusahaan.
Dalam hal ini peran sekretaris sebagai public relations agar dapat
mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dalam
upaya untuk menjalankan tugas-tugas sebagai seorang sekretaris yang
professional.
Sekretaris juga berperan sebagai
penyampai informasi pimpinan kepada publik dan pihak berkaitan langsung untuk
bertindak sebagai public relations. Terdapat beberapa hal yang menyebabkan
sekretaris layak untuk berfungsi sebagai public relations , yaitu kesempatan
untuk berhubungan secara cepat dan langsung kepada pimpiana tanpa melalui
oaring lain. Sebagai public relations dalam menjalankan tugas organisasi sekretaris
harus mengutamakan kepentingan publik demi memperoleh hubungan dan kerjasama
yang baik dengan publik.
B. Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah
diuraikan di atas maka dapat dirumuskan sebagai berikut:
1.
Apa yang
dimaksud dengan sekretaris profesional?
2.
Bagaimana
menjadi sekretaris profesional ?
3.
Bagaimana
peranan sekretaris profesional sebagai public relations?
C. Tujuan
Pembahasan
Adapun penulisan yang akan dicapai dalam
pembahsan ini adalah sebagai berikut:
1.
Agar mahasiswa mengetahui
pengertian sekretaris profesional.
2.
Mengetahui hal-hal
yang berkaitan untuk menjadi sekretaris profesional.
3.
Mengetahui peranan sekretaris profesional
sebagai public relations.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sekretaris
Profesional
Pengertian sekretaris ditinjau dari
etimologinya adalah secretum(bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh karena
itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun
pimpinannya. Secara umum arti sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk
melakukan pekerjaan kesekretariatan.
Menurut Dann M Braum dan Ramon C, dalam
Hand Book for Government Secretary Steno-grapher (lewat Rosidah, 2005:12) bahwa
secretary is assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence,
receives visitors, checks of his official engagements or appointment, and
perfoms many order related duties that in crease the effectiveness of the chief.
Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa sekretaris adalah pembantu
pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima
tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi,
janji-janji serta tugas dalam rangka mengingatkan efektivitas kerja pimpinan.
Definisi lain, menurut A.S. Hornby (lewat
Hendarto dan Tulushatyono, 2003:4) bahwa
secretary is an employee in an office,who deals correspondence keep recor, make
arrangements and appointment for a particular member of the staff.
Menurut David H. maister (lewat Hendarto
dan Tulushatyono, 2003:5) istilah profesional mengisyaratkan suatu kebanggaan
pada pekerjaan, komitmen pada kualitas, dedikasi pada kepentingan klien dan
keinginan tulus untuk membantu.
Melihat dari deskripsi di atas, dapat
disimpulkan sekretaris profesional adalah seorang yang mampu bekerja untuk
membantu pimpinan dengan menjalankan segala pekerjaan secara maksimal dan
menguasai segala bidangnya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.
B. Menjadi
Sekretaris Profesional
Keberadaan sekretaris sangat penting
dalam perusahaan karena tanpa adanya sekretaris, pimpinan akan sulit terhadap
pekerjaannya sehingga harus ada sekretaris yang mengurusi keperluan kecil
pemimpin. Guna mengurus pekerjaan dengan baik tentunya seorang sekretaris harus
profesional. Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang mampu
melaksanakan tugasnya dengan maksimal.
ciri-ciri
sekretaris profesional adalah sebagai berikut:
1.
Mampu bergaul dengan baik. Seorang sekretaris dalam pekerjaannya selalu berhubungan
dengan publik, baik dalam masyarakat intern organisasi, maupun ekstern
organisasi. Dalam hubungan intern organisasi meliputi hubungan dengan bawahan,
rekan, maupun atasan. Sementara itu, hubungan ekstern kantor meliputi hubungan
organisasi dengan lingkungan, hubungan kantor dengan organisasi lain.
2.
Berkepribadian yang baik. Sebagai seorang sekretaris diharapkan mampu tampil, bertutur
kata, dan bersikap menyenangkan terhadap atasan, bawahan rekan, maupun seluruh
orang disekitarnya.
3.
Penampilan yang memesona. Penampilan yang memesona adalah penampilan yang enak
dipandang mata dan enak dalam berbicara. Hal pertama yang akan dilihat oleh publik
adalah cara berpenampilan orang tersebut.
4.
Sehat, sehat merupakan ukuran kondisi seseorang untuk melakukan tugas dan
pekerjaannya secara maksimal agar diperoleh hasil yang baik.
5.
Memiliki disiplin diri, dengan disiplin diri maka tenaga, pikiran dan waktu
menjadi efisien. Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang mampu
mendisiplinkan dirinya dan disiplin pada pekerjaannya.
6.
Sekretaris profesional dituntut untuk mampu memanfaatkan wawasan serta
menggunakan pikirannya sehingga tugas-tugas yang rumit dapat terselesaikan
dengan baik. Upaya-upaya memperluas wawasan antara lain melalui membaca, pengalaman,
dan mendengarkan dari orang lain. Oleh karena itu jika ingin menjadi sekretaris
harus mempunyai sifat-sifat atau cirri-ciri tersebut.
C. Peranan
Sekretaris sebagai Public Relations
Keterkaitan hubungan antaran publik dan organisasi
selalu menjadi pusat perhatian. Hal utamanya setiap orang harus menyadari
betapa pentingnya hubungan dengan publik termasuk profesi sekretaris. Dalam
melakukan hubungan dengan publik, sekretaris akan menjalankan peranannya
sebagai public relations. Public relations meupakan aktivitas mengelola
komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Public relations sering disebut
sebagai hubungan masyarakat.
Menurut Cutlip Center dan Glen M. Broom (lewat Onong, 1993:116)
menyebutkan bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap
publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi
demi kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan
untuk meraih pengertian dan dukungan publik.
Ada beberapa
lima pokok tugas public relations diantaranya:
1.
Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis,
melalui gambar (visual) kepada
publik,
supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau
perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan
2.
Memonitor, merekam, dan mengevaluasi, tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat.
Di samping itu, menjalankan dan
bertanggung
jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena
mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak
saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak
tak ada yang dirugikan.
3.
Memperbaiki Citra Organisasi
Bagi
PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung,
presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (1) bagaimana
organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipecayai, memiliki
kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu tebuka
untuk dikontrol, dievaluasi;
(2)
dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.
4.
Tanggung jawab sosial PR
merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak
terhadap tanggung jawab tersebut.
Terutama
kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan
bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua
kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
5.
Komunikasi PR
mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal balik, maka
pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam
fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan
manajemen dan kepemimpinan,
struktur organisasi.
Sekretaris
profesional memegang peranan penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan
tujuan organisasi. Peranan seorang sekretaris, juga tentunya berbeda sesuai dengan jabatan sekretaris
masing-masing. Salah satu peran sekretaris yang penting yaitu public relations.
Public relations memuat proses komunikasi dua arah yang sering tejadi pada
perusahaan sebagai organisasi, baik komunikasi secara internal maupun
eksternal.
Sekretaris
profesional bukan hanya berhubungan dengan pimpinan saja, melainkan juga dengan
clien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya.
Sekretaris sebagai penghubung antara organisasi dengan lingkungan kerja,
lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui
telepon. Dalam peranannya sebagai public relations, sekretaris profesional
harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan
perilakunya. Tentunya sekretaris harus menempatkan diri sesuai dengan situasi
dan kondisi yang saat itu terjadi.
Dalam
hubungan dengan public relations, peranan sekretaris sebagai public relations berdasarkan
sasaran kegiatannya yaitu:
1.
Internal Publik
Internal
public adalah sekelompok individu yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan
dan diikat oleh satu perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan
tertentu. Publik yang dimaksud adalah public yang berada di dalam organisasi
atau perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi
perusahaan.
Peranan sekretaris terhadap internal
public yaitu
·
Peranan
sekretaris terhadap pemegang saham
Sekretaris
memberikan informasi mengenai perkembangan organisasi.
Mengadakan serta mengatur pertemuan dengan organisasi
lain. Menjaga hubungan baik melalui komunikasi.
·
Peran sekretaris
terhadap karyawan
a.
Sebagai mediator antara karyawan dengan pimpinan dan pegawai bawahan. Dalam
pengertian sekretaris harus siap dimintai bantuan dalam setiap waktu.
b.
Sebagai sumber informasi mengenai segala kegiatan yang
berhubungan
dengan tugas pimpinan. Dalam hal ini, sekretaris harus mengerti semua jadwal
pimpinan,
c.
Membantu memfasilitasi karyawan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
Contohnya, ketika karyawan ingin bertemu dengan pimpinan untuk membicarakan
suatu permasalahan, sekretaris yang akan membuatkan jadwal pertemuan antara
karyawan dengan pimpinan.
·
peranan
terhadapn atasan . Sekretaris harus bersikap sopan dan baik kepada atasan.
·
Peran sekretaris
terhadap bawahan penentu atas kebijakan pimpinan, karena sering kali pimpinan
mendelegasikan tugas dan keputusannya kepada sekretarisnya.
2.
Eksternal public
Eksternal
public adalah sekelompok yang secara tidak langsung berkaitan dengan
perusahaan. Contohnya : pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas dll.
Peranan
sekretaris terhadap eksternal public yaitu:
1.
Sekretaris berperan sebagai pusat informasi terhadap semua publik.
Sekretaris
adalah orang terdekat dengan pimpinan dalam sebuah
organisasi,
untuk itu sekretaris harus menguasai semua informasi
organisasi
yang diperlukan oleh publik
2.
Menjadi fasilitator antara publik dengan organisasi. Peran sekretaris
disini
yaitu menjadi fasilitator atau mediator untuk membantu manajemen dalam hal
memenuhi keinginan dan harapan publik.
Sehingga
akan tercipta goodwill (kerjasama yang baik) dan
saling
pengertian antara kedua belah pihak.
3.
Selalu menjaga citra organisasi di depan publik. Segala perilaku
sekretaris
dalam menjalankan peranannya sebagai public relations
selalu
dinilai oleh publik. Oleh sebab itu, sekretaris dalam meenjalankan peranannya
sebagai public relations
harus
selalu berhati-hati dalam bertindak,
4.
Menjalin kerjasama yang baik terhadap publik. Dalam suatu organisasi
akan
selalu ada hubungan kerjasama dengan pihak lain, untuk itu
sekretaris
harus mampu menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai
pihak
tanpa membeda-bedakan pihak lain
5.
Memelihara komunikasi yang baik dengan publik. Hubungan terhadap
publik
akan selalu berjalan dengan baik jika terjadi komunikasi yang
baik
yang selalu dijaga. Sekretaris harus menjaga komunikasi yang
baik
secara terus-menerus dengan publik agar tidak terputus
6.
Mendengarkan segala pendapat publik.
7.
Memberikan pelayanan terhadap publik semaksimal mungkin. Seorang sekretaris
dalam menghadapi publik eksternal organisasi, harus memberikan pelayanan
semaksimal dan sebaik mungkin dengan tujuan membuat publik merasa puas dengan
pelayanan yang diberikan
Sekretaris
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan
di dalam pembahasan dapat diambil kesimpulan sekretaris profesional adalah
sekretaris yang mampu menjalankan pekerjaannya dengan berdasarkan semua
kemampuan, keterampilan dan pengetahuan serta wawasan yang dimilikinya,
memiliki kepribadian baik dan disiplin diri yang bagus. Guna pencapaian pulbic
relation seorang sekretaris harus bisa berkomunikasi dengan siapa saja. Peranan
sekretaris profesional sebagai public relations berdasarkan sasaran kegiatannya
dibagi menjadi dua yaitu internal public dan eksternal public.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas dapat disampaikan
beberapa saran, antara lain:
1. sebaiknya sekretaris menambah pengalaman kerjanya
dengan hal-hal positif dimanapun ia berada. Misalnya sekretaris dalam kehidupan
kesehariannya di luar tugas organisasi, hendaknya menghadiri acara seminar atau
pameran. Hal tersebut dapat menambah wawasan sekretaris agar dapat bersikap
lebih profesional. Selain itu, sekretaris harus terus mengembangkan kepribadian
dan meningkatkan kualitas dirinya.
2. Dalam menjalankan peranannya sebagai public
relations, sekretaris berhubungan dengan publik, baik intern maupun ekstern.
DAFTAR PUSTAKA
Greener,Tony. 2002. Kiat Sukses Public Relations dan Pembentukan Citranya. Jakarta: Bumi
Aksara.
Hendarto, M.G Hartiti dan F.X Tulusharyono. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta
Pusat: PPM.
Onong, Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju.
Rosidah dan Ambar Teguh S. 2005. Sekretaris Profesional & Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava
Media.
